Un evento de música electrónica (y realmente cualquiera, pero nos enfocaremos en nuestro género) es como un reloj enorme: Todo debe marchar tan preciso y tan exacto como una máquina. ¿Te imaginas el trabajo que se necesita detrás de un evento para que la música increíble, las luces vayan a la par de la música, los láser apunten para todos lados y los fuegos pirotécnicos así como las máquinas de fuego y confeti funcionen perfectamente? Ah, claro, además de todos los stands que componen un evento o festival.
Todo ese reloj necesita un grupo de personas expertas y profesionales que hagan su trabajo a la perfección, pero se necesita de una parte elemental para que todo esto pueda pasar: Una promotora de eventos. La tarea de un promotor de eventos es sumamente importante, pues es quien se encarga de idear, junto con otras personas que pueden ser o no sus socios, el plan para traer a algún artista a cada ciudad.
Primeramente, necesitamos saber qué artista puede llegar a la ciudad, ¿Cómo podemos determinar esto? La respuesta es fácil: asistiendo a los diversos y diferentes clubes o lugares de nuestra ciudad para saber qué está sonando, escuchando la radio e incluso preguntándole a las personas más cercanas al género a qué artista les gustaría escuchar en vivo. Es sumamente importante inmiscuirse en la escena, pues solamente así los promotores se dan cuenta de qué canciones “pegan” más, de qué artistas son y cómo reacciona la gente ante tales canciones, pues es así que se pueden dar una idea más clara de a quién traer.
Ya que los promotores tienen en la vista un determinado artista, continua el siguiente paso, que es establecer contacto con su representante o representante de giras, o bien directamente con él. Una vez habiendo establecido contacto con el artista, deben consultar la agenda y claro disponibilidad del artista para presentarse en su ciudad, pues como sabemos muchos de ellos hacen giras mundiales y deben estar en un país diferente en tan solo 1 o 2 días. Posteriormente y suponiendo que el artista se encuentra disponible, deben confirmar el fee (pago) que el artista necesita, pues muchas veces es un punto determinante para hacer o no un evento.
Después de haber llegado a un acuerdo con él o su representante, así como de sus requerimientos para poder presentarse en su ciudad, se obtiene una cotización aproximada de lo que incluye realizar el evento: traslado del artista y su equipo, traslado o renta del equipo técnico que el artista necesita, patrocinadores, permisos gubernamentales, lugar en donde se presentará y la renta de éste, o bien la renta de todo el equipo técnico que se necesita para poder realizar el evento.
¿Recuerdas la primera vez que fuiste a un concierto? ¿Cómo te enteraste de él? Para muchos quizá el primer contacto que tuvimos con la promoción de un evento fue a través de un flyer. Es más, si nos vamos un poco más atrás, tal vez fue por la radio, por un muro pintado o por un anuncio en el poste de luz. Lo cierto es que cualquier medio por el que te hayas enterado, comenzaste a prestarle un poco más de atención para enterarte del próximo concierto, rave o presentación en tu club favorito. La publicidad de un evento es una de las piezas clave dentro de la organización de un evento, pues sin ella no se obtiene asistencia y sin ella, nadie gana.
Posteriormente, durante el evento la promotora debe vigilar que todo se lleve de manera correcta, tanto en el lugar en donde se desarrolla el evento como en el lugar de hospedaje del artista y su staff así como en su traslado. Dentro del lugar de hospedaje, se debe cuidad cada mínimo detalle de la estadía del artista y su equipo, pues la hospitalidad de una de las cosas más importantes y que más valoran los artistas al presentarse en una ciudad diferente a la suya. En lo que a su traslado se refiere, se debe vigilar que viajen cómodos y primordialmente que lleguen al lugar sin ningún tipo de contratiempo.
Al llegar al evento, una vez más se debe cuidar la hospitalidad para con el artista y su equipo, lo que abarca desde bocadillos hasta bebidas, ventilador en el booth, toallas o cualquier detalle y/o especificación técnica en el rider técnico del artista.
Durante el desarrollo del evento todo debe marchar sobre ruedas, pues los patrocinadores vigilarán que asista al menos el 80% del boletaje para el cual aportó; así como también será sumamente importante la organización en la pista de baile, los visuales, la escenografía y hasta la manera en que se encuentran distribuidas las mesas o los muros de contención. Al terminar el evento, se debe cuidar que el artista regrese con bien al lugar en donde se está hospedando, o bien asegurarse que se la pase muy bien en el after.
Organizar un evento no es una tarea fácil, y gracias a los promotores profesionales pueden llevarse a cabo fiestas de mucho nivel y calidad, garantizando que cada uno de los asistentes se lleve consigo la mejor fiesta de su vida. Tenemos mucho qué agradecerles a todo ese staff técnico que se encarga del montaje de la escenografía, iluminación, láser, vayas, carpas y por desde luego audio, pues sin ellos no sería posible el evento. No podemos olvidar a la seguridad, a los vendedores de agua, refresco o cerveza, así como al personal de limpieza, pues sin ellos definitivamente el evento sería todo un caos. Ser un promotor no es nada fácil, es por eso que desde aquí les mandamos un saludo y un gracias del tamaño del universo, pues sin ellos nuestra escena simplemente no podría existir.
